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Plan du cours
Introduction au classement et à la gestion documentaire
- Types de systèmes de classement (alphabétique, numérique, par sujet, géographique)
- Avantages et inconvénients des différents systèmes
- Rôle de la documentation dans les organisations
- Exigences légales et réglementaires
Mise en place d'un système de classement efficace
- Évaluation des besoins organisationnels
- Choix du système de classement approprié
- Standardisation des conventions de nommage des fichiers
- Types d'armaires et de solutions de stockage
- Techniques d'étiquetage et d'indexation
Gestion des dossiers actifs
- Identification des dossiers actifs
- Stratégies de gestion des dossiers actifs
- Création d'un plan de classement
- Mise en œuvre et maintenance du plan de classement
Gestion électronique des documents
- Introduction aux systèmes de gestion électronique de documents (GED)
- Avantages du classement numérique
- Bonnes pratiques pour le numérisation des documents
- Gestion des documents numérisés
Gestion du cycle de vie des dossiers
- Normes de création de documents
- Enregistrement des dossiers dans le système
- Définition des échéances de conservation
- Conformité légale et réglementaire pour la conservation des dossiers
- Élimination sûre et sécurisée des dossiers
Sécurité et confidentialité
- Protocoles de sécurité pour les dossiers physiques et électroniques
- Contrôle d'accès et permissions utilisateur
- Compréhension des lois et réglementations sur la protection des données
- Assurance de la conformité des pratiques documentaires
Archivage et préservation
- Méthodes d'archivage des dossiers
- Solutions de stockage à long terme
- Techniques de conservation des dossiers physiques
- Assurance de la longévité des dossiers électroniques
Mise en œuvre des bonnes pratiques
- Procédures opérationnelles standard (POS)
- Amélioration continue des processus documentaires
Pré requis
- Aucun prérequis requis
Public cible
- Gestionnaires de bureau
- Assistants administratifs
7 Heures
Nos clients témoignent (3)
J'ai immédiatement pu voir où je remplissais incorrectement et je vais certainement améliorer mes remplissages.
Tsholofelo Ntshana-Phasha - Problast bs (pty) ltd
Formation - Filing Techniques and Documentation Management
Traduction automatique
Nommage des dossiers pour assurer la cohérence et la structure
Esther Xalabile - Problast bs (pty) ltd
Formation - Filing Techniques and Documentation Management
Traduction automatique
c'est pratique et instructif.
Keitumetse Sinah Ramokoka
Formation - Filing Techniques and Documentation Management
Traduction automatique