Formation Efficacité personnelle et gestion des réunions

Comprendre soi-même et les autres

• Comprendre que lorsque nous demandons à d'autres personnes d'assister à une réunion, nous leur imposons notre liste de priorités
• Qu'est-ce qui fait que nous nous comportons de cette manière ?
• Sommes-nous conscients de la façon dont notre comportement affecte les autres : répondent-ils toujours de la manière dont nous le souhaitons et comme ils le devraient ? Sinon, pourquoi… ?

Le processus de gestion des réunions

• Pourquoi une réunion est-elle nécessaire ; quelles sont les alternatives ; y a-t-il des alternatives préférables ?
• Le processus pour convoquer, gérer et préparer les réunions :
  • Créer un ordre du jour significatif couvrant les objectifs de la réunion, les sujets à aborder et les timings suggérés
  • Inviter uniquement les bonnes personnes – et personne d'autre
  • Gérer la réunion : n'autoriser que les contributions pertinentes (tout en faisant attention à distinguer le pertinent de l'irrelevant) ; se conformer à l'ordre du jour ; respecter les délais
  • Créer des livrables : pas nécessairement un procès-verbal détaillé, mais au moins des points d'action
  • Planifier des réunions de suivi

Assister aux réunions

• Du-je assister à toutes les réunions auxquelles je suis invité ?
• Comment puis-je décider s'il convient (ou non) d'assister à des réunions ?
• Quelles justifications puis-je avancer pour refuser d'assister ?
• Que puis-je faire d'autre pendant une réunion concernant les participants, les sujets discutés et les timings ?

Autres questions d'efficacité personnelle et de gestion du temps

• Définir des objectifs – personnels et professionnels – et s'y tenir
• Priorisation du travail
  • Comment décidez-vous ce qui doit être fait ?
  • Comment prioriser ces activités ?
• Temps imposé par les employés : mes employés et collègues travaillent-ils pour moi ou est-ce moi qui travaille pour eux… ?
• Voleurs de temps : qu'est-ce qui d'autre me vole du temps et que puis-je y faire ?
  • Courriels
  • Appels téléphoniques
  • Interruptions non planifiées
  • Activités de déplacement : procrastination…
  • Autres choses…
• Délégation efficace
• Assertivité : rechercher un compromis ; apprendre à dire « non » efficacement