Formation Efficacité personnelle et gestion des réunions

Se connaître et connaître les autres

• Comprendre qu'en demandant à autrui d'assister à une réunion, on impose sa propre liste de priorités
• Quelles sont les causes de nos comportements ?
• Somme-nous conscients de l'impact de nos comportements sur les autres ? Réagissent-ils toujours comme nous l'espérons et comme ils le devraient ? Si ce n'est pas le cas, pourquoi ?...

La procédure de gestion des réunions

• Pourquoi une réunion est-elle nécessaire ? Quelles sont les alternatives ? L'une des alternatives serait-elle préférable ?
• La procédure de convoquation, d'animation et de préparation des réunions :
  • Élaboration d'un ordre du jour pertinent incluant les objectifs de la réunion, les sujets à aborder et les créneaux horaires suggérés
  • Invitation exclusive des personnes nécessaires – ni plus, ni moins
  • Animation de la réunion : ne permettre que les contributions pertinentes (tout en différenciant soigneusement ce qui l'est de ce qui ne l'est pas) ; respecter l'ordre du jour et le temps imparti
  • Rédaction des livrables : pas nécessairement des procès-verbaux détaillés, mais au minimum la liste des actions à mener
  • Organisation de réunions de suivi éventuelles

Participer aux réunions

• Dois-je assister à toutes les réunions auxquelles je suis convié(e) ?
• Comment décider si je dois (ou non) assister à une réunion ?
• Quels arguments puis-je invoquer pour décliner une convocation ?
• Quelles autres activités puis-je mener en parallèle lors d'une réunion, en tenant compte des participants, des sujets abordés et des horaires ?

Autres questions liées à l'efficience personnelle et à la gestion du temps

• Définir des objectifs – personnels et professionnels – et s'y tenir
• Priorisation des travaux
  • Comment décider de ce qui doit être fait ?
  • Comment établir les priorités entre ces activités ?
• Le temps imposé par les collaborateurs : mes équipes et collègues travaillent-elles pour moi ou est-ce moi qui travaille pour eux... ?
• Les voleurs de temps : qu'est-ce d'autre m'empêche de travailler et que puis-je faire à ce sujet ?
  • Les e-mails
  • Les appels téléphoniques
  • Les interruptions imprévues
  • Les activités de displacement (procrastination)...
  • Autres éléments...
• La délégation efficace
• L'affirmation de soi : chercher un compromis ; apprendre à dire « non » de manière efficace