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Plan du cours
Introduction à la gestion des archives
- Qu'est-ce que la gestion des archives et pourquoi est-elle importante
- Termes clés : archives, fonds d'archives, actifs informationnels
- Principes d'une bonne gouvernance des archives
Cadre réglementaire et conformité
- Lois sur les archives publiques et exigences de conservation
- Audits et mesures de conservation judiciaire (legal holds)
- Norme ISO 15489 et autres normes internationales
Gestion du cycle de vie des archives
- Création, classement, stockage, conservation, destruction
- Gestion des métadonnées et traçabilité
- Protocoles d'archivage et de destruction sécurisée
Classement et planification de la conservation
- Élaboration de schémas de classification
- Définir les règles de conservation en fonction des besoins juridiques, financiers et opérationnels
- Cycles de révision et gestion des exceptions
Archives numériques et automatisation
- Systèmes de gestion documentaire et des archives électroniques (EDRMS)
- Numérisation et étiquetage des métadonnées
- Utilisation de l'automatisation pour la conformité et l'efficacité
Gestion du changement et adoption
- Former le personnel aux nouvelles procédures
- Impliquer la direction et les « champions » du changement
- Élaborer des politiques internes et des guides utilisateur
Exercices pratiques et révision
- Étude de cas : cartographie du cycle de vie des archives pour un ministère
- Mise en pratique : rédaction d'un calendrier de conservation
- Pièges courants et enseignements tirés
Résumé et prochaines étapes
Pré requis
- Une compréhension des pratiques de documentation organisationnelle
- De l'expérience avec les processus de gestion ou d'archivage des informations
- Une familiarité avec les procédures de conformité ou d'administration publique
Public cible
- Responsables des archives
- Professionnels de la gouvernance de l'information
- Administrateurs publics et personnel de conformité
7 Heures